SupCIL – Sides & ECNi

Sides et ECNi – dématérialisation des examens facultaires de santé et des épreuves classantes nationales de médecine

(réf. La page du GT Sides sur le wiki de SupCIL – https://groupes.renater.fr/wiki/supcil/faq/sides)

Le texte ci-dessous provient de la page wiki du groupe de travail Sides de l’association SupCIL. Ce groupe de travail est essentiellement piloté par Patrick (Grenoble). Seuls quelques modifications de mise en forme ont été apportées pour l’intégration au présent site.

On pourra, en complément, se référer aux travaux du groupe de travail nationale PSSI Sides et ECNi réunissant les RSSI de différents établissements afin de mettre en œuvre le cadre de sécurité des systèmes d’information des examens facultaires porté en local par les établissements et de valider le cahier des charges et le dossier de réponse technique propre à la mise en oeuvre des systèmes d’informations pour les épreuves classantes nationales de médecine ECNi.

Les ECNi

La mise en œuvre des épreuves classantes nationales (ECN) – concours sanctionnant le 2e cycle des études en médecine et déterminant le choix des spécialités pour le 3e cycle – est appelée à changer en 2016, passant de la voie classique (papier) au numérique (tablette numérique). Pour compléter votre information, veuillez vous rendre sur la page d’information des ECN au format numérique du MESR.

Le Centre national de gestion (CNG) – établissement public administratif sous tutelle du Ministre de la santé et en charge de l’organisation de ces concours nationaux – prépare la **dématérialisation des ECN (ECNi) en mai 2016**.

Le SIDES (Système informatique distribué d’évaluation en santé)

Le projet s’inscrit d’abord comme un outil national de **préparation aux ECNi** des étudiants de 2e année en santé. Le second objectif est la **dématérialisation des examens facultaires dans chaque UFR de médecine**. La mise en œuvre de ces 2 objectifs s’appuie sur la constitution de bases docimologiques (nationale et locale).

Le synopsis SIDES

  • La portée du traitement
    **Traitement national porté par la Conférence des doyens** et mis en œuvre par les UFR de médecine des universités.
    le projet SIDES est distinct des ECNi qui relèvent de la responsabilité du CNG

=== Finalité détaillée du traitement ===
Traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé SIDES (Système informatique distribué d’évaluation en santé), utilisant une plate-forme numérique permettant la réalisation dématérialisée des examens universitaires validants ou non validants, ainsi que la préparation des étudiants à la dématérialisation des Épreuves classantes nationales informatisées (ECNi).
Le traitement a pour finalités

• de constituer des bases docimologiques locale et nationale ;

• de produire des documents pédagogiques ;

• de permettre la tenue d’examens dématérialisés, validants ou non-validants ;

• de préparer les étudiants aux Épreuves classantes nationales dématérialisées (ECNi) ;

• de permettre la production de données statistiques personnelles à destination de chaque utilisateur et relatives à son activité dans SIDES ;

• de permettre la production de données statistiques générales anonymisées relatives à l’utilisation du système SIDES à des fins d’amélioration continue de la pédagogie et du service offert.

• de permettre l’étude de données statistiques générales anonymisées relatives à l’utilisation du système SIDES à des fins d’évaluation pédagogiques du système.

=== Responsable de traitement ===
Chaque université

=== Responsable de mise en œuvre ===
l’UFR de médecine de l’Université

=== Régime des formalités préalables ===
Les formalités relèvent du **régime de la demande d’avis à la CNIL** (conclusion de la réunion SIDES-CNIL du 15/11/2013)

==== Mutualisation ====
Ce projet national est initié par l’Université Joseph Fourier – Grenoble 1 (UJF), à la fois responsable de traitement et sous-traitant en charge du développement des applicatifs, de l’hébergement des données (fichiers et bases docimologiques) et de l’administration technique de la plate-forme dématérialisée.

=== Mutualisation fonctionnelle ===
La mise en œuvre « métier » du traitement est mutualisée entre les universités via des « référents SIDES » dans chaque établissement.

=== Mutualisation des formalités préalables ===
En cohérence avec la portée nationale du traitement, il a été convenu de mutualiser les démarches, l’UJF élaborant des documents cadres proposés aux universités pour instruire leur propre demande d’avis.
Cette communication a été faite auprès de la conférence des doyens le 03/07/2014 lors du colloque SIDES de Limoges  (cf. {{:faq:sides_-_mutualisation_cil_pg_20140703_.pdf|}}).

Les aspects I&L ont été instruits par Jean-Luc Tessier, CIL de Lille 2, Victor Larger, CIL de Paris Descartes et Patrick Guillot, CIL de Joseph Fourier – Grenoble 1, référents SupCIL dans le projet national.
La procédure de demande d’avis est proposée à la mutualisation par les documents cadres établis à Grenoble (voir rubrique //Éléments du dossier mutualisé à disposition des universités pour la demande d’avis//), sur lesquels chaque établissement peut s’appuyer en tout ou partie pour réaliser sa demande d’avis.

=== Démarche mutualisée pour la sécurité du traitement ===
Une présentation d’une PSSI et d’une analyse de risques conduites à l’UJF a été faite par le RRSI de l’UJF au colloque de Limoges. A cette occasion, il a recommandé la mise en place d’un ** »Comité national Sécurité SIDES » en charge de la mutualisation de la sécurité du traitement**. Ce groupe est maintenant constitué avec les RSSI d’une douzaine d’universités.

==== Association de la CNIL ====
Une 1ere réunion spécifique SIDES s’est tenue à la CNIL le 15/11/2013 (cf. {{:faq:reunion_sides_cnil_20131115_-_cr_supcil.pdf|}}) pour présenter le projet et ses enjeux, définir le régime des formalités (avis) et les documents à produire et confirmer la mutualisation de la démarche. Y assistaient, entre autres, 2 personnes de la CNIL : Alice de La Mure (référent CNIL pour SupCIL) et une personne du service de l’expertise, ainsi que les 3 CILs référents SupCIL dans le projet SIDES.

Depuis cette première rencontre, la CNIL (via notre référente SupCIL) a été régulièrement tenue informée par les référents SupCIL SIDES de l’avancée de l’instruction du dossier. Elle a notamment pris acte que le traitement est déjà en œuvre dans tous les établissements, mais qu’il était préférable de prendre le temps nécessaire pour construire un dossier mutualisé satisfaisant.

==== Documentation ====

=== Communication au réseau SupCIL ===
* {{:faq:supcil_-_information_sides_20131014.pdf|}}
* {{:faq:supcil_-_information_sides_20131106.pdf|}}
* {{:faq:supcil_-_information_sides_20131226.pdf|}}

=== Éléments du dossier mutualisé à disposition des universités pour la demande d’avis ===
* Projet de convention entre les universités et l’UJF (sous-traitant du traitement)  (retiré du site par PG le 4/2/2015)
* Modèle d’acte réglementaire proposé aux universités pour la demande d’avis  {{:faq:modele_d_acte_reglementaire.doc|}}
* Modèle de formulaire CNIL pour la demande d’avis   {{:faq:modele_dav_en_ligne_autres_etablissements.pdf|}}
* (pour exemple) : PSSI et analyse de risques pour l’UJF   {{:faq:sides-pssi_ujf.pdf|}} {{:faq:sides_analyse_risques_ujf.pdf|}}

==avertissement==
Ces éléments sont __proposés__ aux établissements comme « documents cadres » pour leur demande d’avis. En tant que responsable de traitement, chaque établissement reste libre de les utiliser tels quels ou de les adapter à son contexte (notamment la PSSI et l’analyse de risques).
Le projet de convention est communiqué ici à titre informatif. Il doit être officiellement soumis dans les jours qui viennent aux Doyens des universités par le Doyen de l’UFR de médecine de Grenoble. La convention signée constituera le seul document contractuel officiel.

=== Informations complémentaires ===
Consulter le site SIDES //www.side-sante.org